11 El mejor software de gestión de documentos de 2022 (revisiones) Los

documentos y archivos son una parte esencial de su negocio.

Ya sea que esté dirigiendo una gran organización, una pequeña empresa o incluso haciendo un trabajo desde casa, es probable que esté creando muchos documentos. Una vez que cree estos documentos, debe mantenerlos seguros y organizados para garantizar que su equipo y los clientes puedan acceder a ellos fácilmente.

Para simplificar las cosas, puede utilizar un software de gestión de documentos.

La necesidad de estas herramientas está aumentando, y es mercado global de software de gestión de documentos probable que elalcance los $ 11.06 mil millones para 2028.

Estas herramientas se están volviendo cada vez más populares, y por una buena razón.

Le ayudan a mantener los archivos organizados y seguros para garantizar una colaboración perfecta entre todas las partes interesadas. También facilitan la carga, la descarga o simplemente el acceso a archivos desde cualquier plataforma, dispositivo o navegador web.

Para ayudarlo a tomar la decisión correcta, clasifiqué y revisé el mejor software de administración de documentos. Estas revisiones se basan en sus características clave, facilidad de uso, integraciones, ciclo de vida del documento, formatos de archivo, automatización del flujo de trabajo, planes de precios y más.

Empecemos.

¿Cuál es el mejor software de gestión de documentos?

Aquí están mis mejores opciones para el mejor software de gestión de documentos para usar este año.

1. Dropbox.

Dropbox best document management software

Dropbox es uno de los sistemas de gestión de documentos todo en uno más populares disponibles. Permite la gestión de activos digitales para documentos tanto tradicionales como multimedia. También permite editar los documentos y los cambios son visibles en tiempo real para otros usuarios.

Con nuevas funciones como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir imágenes en texto y toneladas de integraciones de aplicaciones de terceros, no puedes equivocarte con Dropbox.

Características clave:

  • Herramienta de transferencia de cuentale permite transferir archivos de forma segura entre varios usuarios en caso de que se produzcan cambios aleatorios o de responsabilidades.
  • Dropbox Showcase: muestre todos sus trabajos en páginas administradas profesionalmente y realice un seguimiento de los usuarios que interactúan con sus archivos.
  • Integración de aplicaciones de terceros: Dropbox ofrece una sólida integración con más de 3.00.000 aplicaciones conectadas.
  • Soporte en vivo: su soporte en vivo ofrece un servicio sólido a través de correo electrónico, chat y llamadas telefónicas.

Ventajas:

  • Ofrece la función de ‘borrado remoto’ para borrar instantáneamente sus archivos de dispositivos robados y cuentas pirateadas para mantener los datos seguros
  • Le permite monitorear la actividad de su equipo a través del panel de administración
  • Brinda acceso temporal a través de enlaces expirables y deshabilita las descargas en los enlacesarchivos
  • Le ayuda a recuperarborrados archivos al restaurar la versión anterior del archivo Se
  • sincroniza entre dispositivos y plataformas
  • Viene con una función llamada ‘administrador de carpetas del equipo’ para ayudarlo a obtener control y visibilidad sobre las carpetas del equipo
  • Ofrece una gran cantidad de planes de almacenamiento flexibles

Contras:

  • La versión móvil no es tan fácil de usar como la versión de escritorio, las
  • cargas pueden ser lentas.

Precio:

sus planes Estándar y Avanzado cuestan $ 12.50 y $ 20 por mes, respectivamente. El precio de su plan Enterprise está disponible a pedido.

2. Zoho Docs.

Zoho Docs popular document management software

Zoho Docs es otro software de gestión de documentos popular en esta lista. Le permite almacenar y administrar todos sus archivos en la nube de forma segura. También ofrece poderosas herramientas de colaboración, que incluyen compartir en grupo y sincronización bidireccional, para ayudarlo a trabajar con clientes y empleados remotos de manera eficiente.

Características clave:

  • Almacenar documentos: permite a los usuarios almacenar fácilmente archivos grandes, incluidos videos, carpetas e incluso bases de datos completas.
  • Correo electrónico: envíe documentos instantáneamente desde su correo electrónico o escáner a la cuenta en la nube sin iniciar.
  • sesiónOrganización limpia: cree carpetas y subcarpetas fácilmente para una categorización limpia de archivos según el proyecto, la función y los tipos de archivo.
  • Sincronización bidireccional: puede trabajar en línea o fuera de línea en su escritorio; los archivos se actualizan automáticamente una vez que vuelve a estar en línea.

Ventajas: le

  • permite transferir una gran cantidad de carpetas sin alterar el orden
  • Crea una copia de seguridad automática de los archivos para evitar la pérdida de datos
  • Le permite cargar archivos de forma masiva
  • Le permite crear un grupo para compartir archivos con varios usuarios a la vez
  • Proporciona en -app chat para colaborar con diferentes miembros del equipo
  • Establece recordatorios y tareas para administrar y delegar el trabajo entre equipos
  • Guarda sus archivos en diferentes servidores en múltiples ubicaciones
  • Proporciona una seguridad estricta al encriptar archivos a través de una clave de 2048 bits basada en RSA construida a través de Perfect Forward Secrecy ( PFS)
  • Ofrece la función de seguimiento de auditoría para realizar un seguimiento de las ediciones realizadas por otros usuarios
  • Le permite personalizarlo según sus requisitos de marca
  • Ofrece una versión gratuita para hasta 5 usuarios

Contras:

  • La interfaz de usuario parece básica y anticuada
  • El tiempo de carga de la aplicación es lento

Precios:

sus planes pagados comienzan desde $ 5 por mes en adelante. También obtienes una prueba gratuita de 15 días.

3. eFileCabinet.

eFileCabinet cover image

eFileCabinet es otro poderoso sistema de administración de documentos (DMS) que lo ayuda a escanear y hacer archivos digitales al instante. También le permite enviar un solo archivo en múltiples formatos con enlaces protegidos por contraseña y categorizar y ubicar archivos fácilmente.

Características principales::

  • Búsqueda potentepermite una búsqueda de texto completo para buscar cualquier archivo ubicado en cualquier carpeta. Organiza, reconoce, nombra y almacena automáticamente todos los documentos utilizando la información presente en los archivos.
  • Gestión del flujo de trabajo: revise fácilmente la instantánea de su flujo de trabajo de documentos. También le permite echar un vistazo a etapas específicas del flujo de trabajo.
  • Plantillas integradas: aproveche las plantillas para la estructura de carpetas que desea mantener en todo el sistema. También puede realizar la creación de documentos con nombres predefinidos.
  • Solicitudes de archivos: permita que los clientes y empleados remotos carguen archivos de forma remota en el sistema a través del acceso de invitados aprovechando su función de Solicitud de archivos.

Ventajas: le

  • permite establecer la gobernanza de carpetas, gabinetes y cajones de archivos individuales
  • Puede enviar una solicitudelectrónica a cualquier persona para cualquier documento
  • de firmaLe permite mantener una pista de auditoría separada para los documentos firmados para garantizar el cumplimiento y la seguridad
  • Proporciona una aplicación de escritorio fácil de usar
  • Importaciones correos electrónicos y archivos adjuntos en una carpeta predefinida
  • Ofrece soporte técnico receptivo
  • Viene equipado con aplicaciones móviles Android e iOS
  • Le permite cargar documentos directamente desde la cámara
  • Aprovechar la autenticación de dos factores y el permiso basado en roles para una seguridad mejorada
  • Cifrado de extremo a extremo de Almacenamiento y uso compartido de archivos
  • Proporciona integración con aplicaciones de terceros, incluidas Salesforce y Microsoft Office

Contras:

  • Podría ser más fácil de usar

Precio:

Sus planes de suscripción comienzan en $ 15 por mes y llegan hasta $ 199 por mes. También obtienes una demostración gratuita.

4. Cajón digital.

Digital Drawer cover image

Digital Drawer es una de las opciones preferidas de las empresas medianas en el sector minorista, la fabricación y la educación, entre otras. Es capaz de escanear y almacenar documentos al instante y ofrece almacenamiento de documentos en las instalaciones para una capa de seguridad adicional.

Características clave:

  • Organización de documentos: organice fácilmente todos sus documentos en una ubicación centralizada con una estructura familiar de archivos / carpetas basada en Windows. También le permite almacenar archivos en varios archivadores para una fácil segregación.
  • Flexible: combine documentos fácilmente o agregue páginas a los documentos ya existentes. También puede volver a etiquetar documentos con diferentes índices.
  • Importación sencilla: aproveche las funciones de arrastrar y soltar, copiar y pegar, y escanear o importar para importar fácilmente archivos directamente en la unidad.
  • Seguridad: ofrece una potente seguridad de todos los documentos a través del cifrado AES-128 bit. También puede aprovechar la pista de auditoría para realizar un seguimiento de los cambios realizados en cualquier documento.

Ventajas:

  • Personalice instantáneamente archivadores para requisitos comerciales específicos
  • Aproveche el control de versiones para obtener acceso a versiones anteriores del mismo archivo
  • Con la búsqueda de palabras clave y texto, puede encontrar fácilmente archivos almacenados en cualquier carpeta de la unidad
  • Le permite imprimir documentos directamente desde la unidad
  • Capture e importe varios documentos al mismo tiempo
  • Sincroniza los cambios realizados en los archivos desde cualquier dispositivo
  • Colabore fácilmente con diferentes partes interesadas revisando los cambios realizados en el archivo en tiempo real
  • Ofrece una prueba gratuita

Contras:

  • Ofrece funciones limitadas
  • No apto para grandes organizaciones

Precio:

puede comprar una licencia para un solo usuario del software a un costo único de $ 1,200 o puede optar por su plan de suscripción de $ 500 / año.

5. FileHold.

FileHold enterprise-grade software

FileHold es una solución de gestión de documentos empresariales (DMS) asequible y fácil de instalar. Puede escanear, almacenar e indexar documentos fácilmente a través del software. Para garantizar una seguridad absoluta, también puede instalar el software en su servidor local.

Características clave:

  • Formularios electrónicosextraiga fácilmente información de metadatos de formularios electrónicos aprovechando las herramientas estándar de Microsoft Word presentes en los formularios de Office o PDF.
  • Courier: es un método seguro para enviar documentos que también envía comprobantes de entrega. También notifica a los destinatarios a través de correos electrónicos con un enlace al documento.
  • Administración de archivos: le permite ser más eficiente al diferenciar sus tareas diarias y hacer que la administración de archivos sea un proceso efectivo.
  • Escaneo e imágenes: deje de usar papel escaneando y creando imágenes directamente de los documentos para enviarlos a diferentes usuarios en todo el mundo.

Ventajas:

  • Ofrece compatibilidadmúltiples navegadores
  • conViene con un software de teléfono inteligente capaz para una fácil administración de todos los documentos
  • Viene equipado con búsqueda avanzada similar a Google que aprovecha los metadatos del documento para ayudarlo a encontrar resultados relevantes
  • Puede integrarlo de manera eficiente con Microsoft Office para habilite el acceso directo a herramientas como Outlook, Word, PowerPoint, Excel y Visio
  • Administre fácilmente tanto los documentos más recientes como los de archivo a través de políticas avanzadas de eliminación y retención
  • Aproveche la capacidad de check-in / checkout para evitar sobrescribir mientras trabaja en un documento en particular
  • Crear virtual carpetas para lograr una agregación infinita de archivos
  • Le permite trabajar en los documentos sin conexión, y todos los cambios se guardarán una vez que vuelva a estar en línea
  • Ofrece administración de contenido empresarial (ECM) y archivado

Contras:

  • si es un principiante, es posible que lo encuentre un poco difícil entender sus funcionalidades
  • La interfaz de usuario no es fácil de usar

6. Localizador de documentos.

Document Locator

Document Locator ofrece una potente integración con Windows y un alojamiento en la nube eficiente para una cómoda gestión de archivos. Algunas de sus características más impresionantes incluyen control de versiones, escaneo sin papel, control de documentos, administración de correo electrónico y más.

Características principales:capacidad de

  • Escaneo: el localizador de documentos le permite convertir fácilmente documentos en papel en archivos conbúsqueda completa. También puede realizar la captura de documentos y comprender hechos importantes sobre el documento como metadatos de archivo.
  • Flujos de trabajo automatizados: ofrece una variedad de funciones de flujo de trabajo, que incluyen tiempo de espera, procesos basados ​​en roles, puntos de control de calidad y plantillas de notificación personalizables, entre otros.
  • Opciones de búsqueda: puede buscar archivos a través de múltiples capacidades, incluida la búsqueda rápida, la búsqueda avanzada, la búsqueda avanzada o la búsqueda de Mi lista de distribución.
  • Aprobación de documentos: capture fácilmente la aprobación de documentos electrónicos para garantizar la transparencia y el cumplimiento. También admite pasos de aprobador único y pasos de aprobador múltiples complejos.

Ventajas: le

  • permite capturar los metadatos de archivos escaneados de zonas, portadas, códigos de barras o seleccionarlos individualmente en la pantalla usando la vista previa en Document Pro
  • Ofrece soporte en todos los navegadores, dispositivos y plataformas
  • Mejora la flexibilidad del proceso a través de opciones de delegación
  • Puede automatizar las operaciones centradas en documentos para evitar la repetibilidad y mejorar la eficiencia de la operación
  • Revisar una muestra definida de flujo de trabajo para un mejor control de calidad
  • Le permite rastrear el estado de la revisión del documento y los pasos de aprobación
  • Los recordatorios y notificaciones automáticos agilizan el proceso de aprobación de documentos
Desventajas:
  • La interfaz de usuario es un poco descuidada.
  • Ofrece capacitación solo unas pocas veces al año.

Precio: Los precios de

sus licencias van desde $ 250 hasta $ 400.

7. HighTail.

HighTail

HighTail permite una gestión de documentos más intuitiva y fácil de usar. Además, permite a los profesionales creativos compartir fácilmente archivos grandes, incluidos archivos de video, arte, diseño, fotografía y presentación, entre otros.

Características principales:

  • Vista previa de alta resolución: puede obtener una vista previa o transmitir archivos grandes sin descargarlos.
  • Conversación en tiempo real: las personas o los equipos pueden recibir correos electrónicos, actualizaciones de proyectos y comentarios en tiempo real.
  • Anotaciones a mano alzada: le permite revisar los archivos dibujando un cuadro, flecha, línea o forma a mano alzada para marcar los archivos multimedia.
  • Comparación de versiones: puede aprovechar la comparación de versiones en paralelo de los archivos en la misma pantalla para evaluar los cambios y proporcionar comentarios fácilmente.

Ventajas:

  • permite a los usuarios dar comentarios más claros a través de un comentario directo sobre el archivo, lo que genera menos resultados y un mejor producto final
  • Agiliza y consolida el proceso creativo para reducir el tiempo de comercialización Los
  • destinatarios no necesitan una cuenta para los controles de acceso para ver los archivos compartidos
  • Viene con cifrado AES de 256 bits, junto con ofertas de seguridad de nivel empresarial para brindar una seguridad estricta en todo el sistema
  • Proporciona la función de ‘seguimiento de envío’ para averiguar cuándo se entregan y descargan
  • los archivos Ver varios archivos a la vez a través de carpetas visuales
  • Ofrece una versión gratuita para individuos

Contras:

  • Los enlaces compartidos caducan demasiado rápido
  • La función de búsqueda no es fácil de usar

Precios:

Sus planes premium comienzan en $ 12 por mes y van hasta $ 36 por mes.

8. Evernote Business.

Evernote Business file management

Evernote Business es, sin duda, una de las herramientas más populares para la gestión de archivos. Le ayuda a crear y compartir notas y archivos fácilmente para crear un lugar de trabajo más inteligente y productivo. Todas sus funciones se centran principalmente en mejorar la productividad del negocio.

Características clave:

  • Mejore la productividad: los equipos pueden recopilar, clasificar y compartir ideas de manera eficiente para mejorar la productividad.
  • Web Clipper: almacene instantáneamente capturas de pantalla del sitio web en su cuenta EverNote. Puede guardar fácilmente toda la información útil en línea y encontrarla recortada cuando la necesite.
  • Plantillas integradas: puede aprovechar las plantillas integradas de Evernote para ahorrar tiempo y esfuerzo mientras satisface necesidades específicas. Las plantillas fáciles de instalar son altamente personalizables e incluso puede usarlas infinitas veces.
  • Amplia integración: ofrece una amplia integración con aplicaciones de terceros como Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive y Slack, entre otras.

Ventajas:

  • permite recortar capturas de pantalla para capturar la información que necesita
  • Ofrece múltiples atajos de teclado para mejorar su eficiencia
  • Le permite editar archivos y cuentas en tiempo real
  • También le permite buscar notas escritas a mano, imágenes de pizarra e imágenes escaneadas
  • Es capaz de identificar 11 idiomas escritos a mano y 28 escritos a máquina
  • Evernote for Business también es compatible con Penultimate para iPad
  • Le permite escanear documentos físicos y mantenerlos como archivos seguros

Contras: La

  • organización de los elementos no está libre de errores La
  • sincronización de archivos más grandes es un poco lenta

Precios:

Los planes de pago comienzan desde $ 14.99 por mes, por usuario.

9. Smartsheet.

Smartsheet smooth project management

Smartsheet es una de las opciones preferidas de las empresas para lograr una gestión de proyectos, uso compartido de archivos y colaboración fluidos. Una de sus características principales es que ofrece una amplia integración con aplicaciones de terceros, incluidas Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier y más.

Características clave::

  • Plantillas preestablecidasofrece plantillas preestablecidas para ayudarlo a definir flujos de trabajo y procesos comerciales de una manera mucho más sencilla.
  • Colaboración de contenido: supervise fácilmente el progreso de la producción desde su hoja, asigne tareas, aproveche los recordatorios automatizados, permita que otros usuarios revisen el contenido y brinde comentarios detallados a través de anotaciones fijadas.
  • Altamente seguro: Smartsheets aprovecha la redundancia de datos de múltiples sitios, el alojamiento en Equinix y las instalaciones de AWS para asegurarse de que sus documentos estén seguros.
  • Automatización: puede automatizar procesos repetitivos solicitando aprobaciones o enviando alertas y actualizaciones.

Pros:

  • Le permite combinar trazados condicionales y múltiples acciones para automatizar sus flujos de trabajo fácilmente
  • Permite la colaboración eficiente mediante la actualización de los datos en tiempo real, a través de diferentes aplicaciones
  • fácilmente reemplazar o combinación de datos de hojas de cálculo Excel, archivos CSV, y Hojas de cálculo en Smartsheet
  • Proporciona fácil- usar la interfaz de usuario de arrastrar y soltar para personalizar su tablero
  • Brinda acceso en tiempo real en su teléfono inteligente a través de aplicaciones de iOS y Android
  • Permite a los usuarios de terceros revisar archivos y documentos

Contras: Debe

  • esforzarse mucho para aprender su larga lista de funciones

Precio:

El precio estándar comienza en $ 14 por mes. Para planes empresariales con funciones más avanzadas, debe ponerse en contacto con el proveedor.

10. Onehub.

Onehub cover image

Onehub es otro potente software de gestión de documentos de esta lista. Ofrece una carga fácil de archivos con su función de arrastrar y soltar. Además, permite a los usuarios controlar versiones, organizar archivos en subcarpetas y compartir de forma segura.

Características principales:

  • Cargue archivos fácilmente: cargue archivos al instante mediante la función de arrastrar y soltar. También permite el control de versiones automático de archivos, organización basada en carpetas y puerta de enlace FTP segura para cargas masivas.
  • Personalización: personalice fácilmente las páginas, el logotipo y los temas de color de la aplicación según sus necesidades de marca. También puede agregar un dominio personalizado y una etiqueta blanca a su cuenta.
  • Funciones de seguridad: aprovecha una gran cantidad de funciones de seguridad, incluidos permisos basados ​​en roles, tiempos de espera de sesión, pistas de auditoría y autenticación de dos factores para ayudar a mantener sus datos seguros.
  • Vista previa: vea fácilmente la vista previa de archivos y documentos sin descargarlos en un navegador o dispositivo móvil.

Ventajas: le

  • permite ponerse en contacto con el colaborador para aprobar o revisar sus archivos
  • Ofrece una integración fluida con Google Drive y OneDrive
  • Le permite enviar mensajes para comunicarse con cada miembro del equipo
  • Realice un seguimiento de la actividad para saber quién está publicando qué y cuándo
  • Publica comentarios en carpetas fácilmente compartir comentarios
  • Aproveche las pistas de auditoría para revocar instantáneamente el acceso cada vez que vea algo sospechoso Aplique
  • fácilmente una política compleja de contraseñas

Contras:

  • La interfaz de usuario parece un poco anticuada
  • No puede crear subgrupos de usuarios

Precios:

Sus planes pagados comienzan desde $ 12.50 por mes y van hasta $ 500 por mes.

11. InfoRouter.

InfoRouter document management tool

InfoRouter es otra herramienta de administración de documentos que puede ayudarlo a administrar todos sus documentos fácilmente. Sin embargo, debe instalarlo a través del lado del servidor sin componentes del lado del cliente. La buena noticia es que es altamente escalable y puede aprovechar hasta 100 servidores para compartir la carga de trabajo.

Funciones clave::

  • Administración de registrosadministre de forma segura registros críticos para el negocio enviando documentos a flujos de trabajo predefinidos y rastreando su estado en tiempo real.
  • Informes: obtenga un informe consolidado de los eventos que ocurren a diario.
  • Multi-idioma: ofrece soporte en varios idiomas que puede aprovechar para recibir notificaciones por correo electrónico.
  • Hot Folders: importa automáticamente los datos de las carpetas supervisadas en carpetas infoRouter predefinidas.

Ventajas:

  • Le permite convertir imágenes en archivos PDF
  • Puede crear un número ilimitado de carpetas
  • Permite la creación de múltiples carpetas raíz
  • Admite HTTPS y SSL
  • Le permite personalizar plantillas de correo electrónico y texto
  • Admite historial de clasificación y documentos clasificados

Contras:

  • Carga de archivos grandes es un poco lento
  • La interfaz de usuario es compleja

Precios:

Su precio está disponible a pedido.

Otras herramientas que aún no se han revisado para esta lista incluyen Docuware, M-Files y SharePoint.

¿Qué es el software de gestión de documentos?

Con las empresas moviéndose en línea, el software de gestión de documentos está atrayendo mucha atención últimamente.

En pocas palabras, son programas informáticos que se utilizan para organizar, indexar, almacenar, administrar y rastrear documentos en formato digital. Además, le ayudan a convertir documentos a formatos digitales con la ayuda de escáneres con bastante facilidad.

Tratar con una gran cantidad de datos es bastante desafiante, especialmente cuando el documento está en su forma física.

De hecho, gran parte de la productividad empresarial se pierde simplemente al superar los desafíos de la documentación. Una vez convertido a formatos electrónicos, es más fácil navegar por los documentos. En última instancia, dedica menos tiempo a buscarlos y puede concentrarse más en la información de minería.

¿Cómo se utiliza el software de gestión de documentos?

Las herramientas de gestión de documentos son bastante fáciles de usar. La mayoría de los pasos se superponen, independientemente del software que utilice.

Veamos los pasos prácticos con la ayuda de Evernote Business.

Visite el sitio web y cree su cuenta y complete los detalles necesarios si se trata de una cuenta comercial.

Evernote Login Page

Puede iniciar sesión y comenzar a crear contenido de inmediato. Evernote es compatible con una variedad de documentos, incluidas fotos, hojas de cálculo, artículos, líneas de tiempo y notas. La mayoría de las herramientas de software de documentos también permiten estos documentos.

A continuación, puede comenzar a agregar usuarios a su cuenta comercial. Simplemente haga clic en el icono del lado izquierdo que dice “Agregar usuarios”. Puede enviarles invitaciones por correo electrónico y pedirles que se unan.

Evernote Add Users

Una vez que agregue un usuario, podrá ver el repositorio central de datos e información. Aquí, se llama Space Directory. También puede darles acceso para realizar ediciones y cambios en el repositorio.

Evernote también le permite tomar notas, configurar chats de trabajo, crear accesos directos y etiquetas, escanear documentos y colaborar en tiempo real con sus colegas.

¿Qué debe buscar en un sistema de gestión de documentos?

Si bien sus opciones y preferencias variarán de acuerdo con sus necesidades y documentos comerciales, estas son algunas de las características básicas que siempre necesitará:

1. Archivos.

El software debería permitirle archivar sus documentos en un repositorio central, para un fácil acceso y recuperación inmediata de información, por ejemplo, Zoho Docs.

2. Amplia integración.

El software de administración de documentos debe proporcionar una integración fácil y amplia con aplicaciones de terceros como Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive y más. Ayuda en el intercambio fluido de documentos. Evernote Business es un gran ejemplo.

3. Carga masiva.

Los escenarios comerciales involucran numerosos documentos. Es difícil y lento subirlos uno por uno. Por lo tanto, debe elegir una herramienta de administración de documentos que permita la carga masiva de documentos.

4. Seguridad de los documentos.

Las empresas utilizan herramientas de gestión de documentos para gestionar y almacenar documentos confidenciales y clasificados. El compromiso de dichos datos suele tener consecuencias de gran alcance en las empresas e incluso podría amenazar su existencia. Por eso es necesario elegir una herramienta de gestión de documentos como Digital Drawer para garantizar una potente seguridad de los datos.

5. Vistas previas de alta resolución.

Cuando utiliza una herramienta de gestión de documentos, no debería tener que descargar un documento cada vez que desee verlo. El software debe permitir vistas previas de alta resolución cuando lo desee.

No es una lista holística de características. Hay muchos otros atributos esenciales que buscan los usuarios, incluida una amplia gama de plantillas, chats en tiempo real, nivel de automatización permitido, función de administración de registros y más.

Resumen ejecutivo.

Estos fueron algunos de los mejores software de gestión de documentos disponibles. Con esta transformación digital, quedaron atrás los días de los documentos en papel. El almacenamiento en la nube es claramente la mejor opción. Sin embargo, todas estas herramientas tienen diferentes conjuntos de capacidades y PVU.

Por lo tanto, no es correcto declarar un ganador claro: su selección debe depender únicamente de sus requisitos y presupuesto.

Por ejemplo, si está buscando una solución gratuita / asequible pero confiable, EverNote Business podría ser una excelente opción. Sin embargo, si tiene el presupuesto y necesita una solución empresarial con funciones más avanzadas, es posible que deseepor optarSmartsheet.

Revise cuidadosamente las diferentes herramientas y sus características antes de tomar su decisión final.

¿Existe alguna herramienta de gestión de documentos que le guste utilizar? Házmelo saber en los comentarios.

Lectura adicional en Cocalix.com: para obtener más revisiones de software empresarial, consulte mis guías sobre las mejores aplicaciones de programación, el mejor software de gestión de proyectos y las mejores herramientas de presentación para probar este año.

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